Privacyverklaring

1. Algemeen

Als het Verbond van Vlaamse Speleologen (VVS) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Voor de volgende activiteiten is er een bijkomende/beperkte privacyverklaring van toepassing/beschikbaar:

• VVS Jongerenwerking
• Speleologische Dagen

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Verbond van Vlaamse Speleologen
Mechelsesteenweg 586 c10
1800 Vilvoorde
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door het Verbond van Vlaamse Speleologen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Om je lidmaatschap en speleoverzekering van het Verbond van Vlaamse Speleologen te registeren (uitvoering overeenkomst).
• Het versturen van nieuwsbrieven, tijdschriften en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang).
• Het bekomen van erkenning door Sport Vlaanderen (wettelijke verplichting).
• Het organiseren van initiaties speleologie (gerechtvaardigd beland) en het afsluiten van de gast-verzekering (contractuele verplichting).
• De werking van de Werkgroep Speleologische Vorming (WSV) (gerechtvaardigd belang)
• De werking van de Werkgroep Spelepes (redactieraad) (gerechtvaardigd belang)
• Ontlenen van VVS materieel (gerechtvaardigd belang)
• Het besturen van het Verbond van Vlaamse Speleologen (wettelijke verplichting)
• Het beantwoorden van de vragen die je via een contactformulier op onze website of één van onze e-mailadressen gesteld hebt (toestemming / gerechtvaardigd belang)
• Onderzoeken naar speleologische en deontologische geschillen (gerechtvaardigd belang)
• Voor de uitvoering van het Decreet Uittreksel Strafregister door de Federatie API (wettelijk verplichting)

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Afsluiten lidmaatschap en speleoverzekering van het Verbond van Vlaamse Speleologen:

• Naam, adres en provincie (identificatie)
• Geboortedatum (identificatie / bepalen lidgeld)
• Nationaliteit, geslacht (doorgifte aan Sport Vlaanderen)
• E-mail adres, Telefoon / GSM-nummer (contactgegevens)
• Lidmaatschap (club, type en historiek), medisch attest (voor leden +75 jaar)
• Grotduiker (nee / ja - niveau) (voor controle op grotduikreglement VVS)
• Functies (samenwerking met clubs, RvB VVS en werkgroepen)
• Brevetten (kwalificatie van onze leden & toetsing aan sportbeleidsplan)

Het versturen van nieuwsbrieven, tijdschriften (Spelerpes), uitnodigingen, e.d.:

• Naam
• Adres
• E-mailadres
• Lidnummer (voor automatisch bijwerken contact informatie in Zoho Campaigns)

Het bekomen van erkenning door de Sport Vlaanderen:

• Naam
• Adres
• Geboortedatum
• Club
• Nationaliteit, geslacht
• Clubbestuur functies
• Brevetten: min. niveau van trainer

Het organiseren van initiaties speleologie en afsluiten van gastverzekeringen:

• Van de aanvrager / contactpersoon:
  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoon / GSM-nummer
• Voor het afsluiten van een gastverzekering voor de deelnemers:
  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum

Werkgroep Speleologische Vorming

• Van lesgevers en medewerkers (contacteren):
  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
• Van deelnemers aan brevetten en activiteiten (inschrijving voor activiteiten):
  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Leeftijd
  • Club
  • Reeds behaalde brevetten

Werkgroep Spelerpes (redactieraad)

• Van redactieleden, auteurs, fotografen en andere medewerkers:
  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
• Sponsers:
  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Ontlenen van VVS Materieel

• Naam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Club

Het besturen van het Verbond van Vlaamse Speleologen (samenstelling Raad van Bestuur):

• Naam (identificatie)
• Adres (identificatie)
• Rijksregisternummer (identificatie)

Beantwoorden van vragen gesteld via contactformulier website en/of e-mailadressen van het Verbond van Vlaamse Speleologen:

• Naam (identificatie)
• E-mailadres (beantwoorden vragen)
• Door jouw doorgegeven gegevens (jij bepaalt zelf welke extra gegevens je aan ons doorgeeft)

Onderzoeken naar speleologische en deontologische geschillen

De RvB van het Verbond van Vlaamse speleologen, de tuchtcommissie en de intermediair commissie kan enkel de nodige persoonsgegevens opvragen, raadplegen en verwerken die mogelijk nodig zijn om het opgelegde onderzoek te verrichten en die uit het onderzoek voortkomen (zoals bv. een opgelegde sanctie).

Personeelsbeheer

• Naam
• Adres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Burgerlijke stand
• Rijksregisternummer

Uitvoering van het Decreet Uittreksel Strafregister

In uitvoering van het Decreet Uittreksel Strafregister kan de Federatie API met het oog op de bescherming van minderjarigen, de volgende persoonsgegevens verwerken:

• De identificatiegegevens die vermeld worden op het uittreksel uit het strafregister
• De veroordelingen die vermeld worden op het uittreksel uit het strafregister
• De datum van inzage van het uittreksel uit het strafregister door de Federatie API

4. Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het afsluiten van een speleoverzekering.
• Het afsluiten van een speleo-gastverzekering.
• De hosting van onze website, mailboxen en ledendatabase applicatie door onze hosting provider, Combell.
• De erkenning van het Verbond van Vlaamse Speleologen door Sport Vlaanderen
• Zoho Campaigns voor het versturen van nieuwsbrieven en de bijbehorende rapportering
• Google Drive voor het opslaan en delen van gegevens door en onder medewerkers van het VVS en zijn werkgroepen.
• Syncplicity voor het opslaan en delen van gegevens door en onder medewerkers van het VVS en zijn werkgroepen.
• Een sociaal secretariaat voor ons personeelsbeheer

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen contract of verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

6. Gebruik van audiovisueel materieel

Door de leden gemaakt audiovisueel materiaal blijft eigendom van de leden. Door het materiaal ter beschikking te stellen van het Verbond van Vlaamse Speleologen verklaren de auteurs zich akkoord dat het Verbond van Vlaamse Speleologen al deze beelden vrij en gratis mag gebruiken voor promotie van het Verbond van Vlaamse Speleologen, voor publicatie op de website of verwante media van/aan het Verbond van Vlaamse Speleologen (zoals bv. ons tijdschrift Spelerpes). Indien gewenst wordt de naam van de auteur vermeld bij deze publicatie.

Door het inzenden van hun materiaal bevestigen de auteurs dat ze alle rechten voor de gebruikte beelden, portretten en muziek verworven hebben. Zij vrijwaren het Verbond van Vlaamse Speleologen voor alle mogelijke inbreuken op de wetgeving daaromtrent.

7. Bewaartermijn

Het Verbond van Vlaamse Speleologen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd, opgedeeld per verwerkingsactiviteit:

Ledenadministratie

• Naam, adres, e-mail, Telefoon / GSM-nummer (identificatie & contactgegevens):
  • min. 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. Nadien tot vraag om schrapping van/door oud-leden, met een max. van 50 jaar (voor het contacteren van leden n.a.v. evenement met oud-leden o.d.).
• Andere leden gegevens:
  • max. 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap (opbouw ledenhistoriek en rapportering door het Verbond van Vlaamse Speleologen).

Organisatie van initiaties speleologie en afsluiten van gastverzekeringen

• Contactgegevens aanvrager (naam, e-mail, telefoon / GSM-nummer):
  • 1 jaar na de het jaar van de aanvraag van de initiatie.
• Gegevens voor gastverzekering:
  • 7 jaar na het jaar van de initiatie (aanvraagformulier gastverzekering is boekhoudkundig bewijsstuk).

Raad van Bestuur

• 7 jaar

Mails vanuit contactformulieren / naar een VVS e-mailadres

• Zolang als de vraag/e-mail relevant is en/of niet afgehandeld is.

Audiovisueel materieel

• Zolang als relevant in de publicatie(s), met een maximum van 50 jaar.

Onderzoeken naar speleologische en deontologische geschillen

• Secretariaat & RvB van het VVS:
  • Alle informatie: tot 6 maanden na het uitvoeren van de sanctie.
• Leden tuchtcommissie & intermediaire commissie:
  • Alle informatie: tot na het afronden van het onderzoek en voltooiing van de overdracht aan het secretariaat / RvB van het VVS.
• Betrokkenen:
  • Alle informatie: tot na het uitspreken van een sanctie.

Werkgroep Speleologische Vorming

• Alle gegevens: 10 jaar

Werkgroep Spelerpes

• 10 jaar na laatste gebruik

Ontlenen van VVS Materieel

• 10 jaar

Personeelsbeheer

• 10 jaar

Uitvoering van het Decreet Uittreksel Strafregister

• Naam, Datum inzage: zolang lid medewerker WSV, Jongeren of bestuurder is.
• Uittreksel strafregister:
  • Blanco: wordt niet bewaard.
  • Niet blanco: gedurende periode van beoordeling.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens het Verbond van Vlaamse Speleologen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kan je ons hiervoor contacteren.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.privacycommission.be/nl

11. Wijziging privacyverklaring

Het Verbond van Vlaamse Speleologen kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 16 oktober 2023.

Historiek wijzigingen

Versie	Wijzigingen
23/05/2018	Eerste initiële versie
02/02/2019	Toevoeging van Syncplicity als file sharing platform, onder "4. Verstreking van gegevens aan derden"
11/03/2019	Wijziging van hosting provider voor website e.d.
15/06/2019	Toevoeging link naar privacyverklaring Speleologische Dagen
14/03/2023	Toevoeging “Decreet Uittreksel Strafregister” Toevoeging tuchtcommissie aan activiteit Onderzoeken naar speleologische en deontologische geschillen
16/10/2023	Update van actie Verzenden nieuwsbrief i.k.v. het gebruik van Zoho Campaigns voor het versturen van nieuwsbrieven.